Contactformulier verstuurt niets? Zo vind je waar de mail blijft
Een bezoeker vult je contactformulier in, ziet netjes een bedankmelding en wacht op antwoord. Jij krijgt niets. Niemand merkt iets, tot een klant belt en vraagt waarom je nooit hebt gereageerd. Een contactformulier dat stil niets verstuurt is een van de meest voorkomende vormen van stille schade op een WordPress-site. Ik ben Dennis van Globeview Webdesign in Heerlen en ik onderhoud al ruim 20 jaar WordPress-sites voor ondernemers in Limburg en daarbuiten. In dit artikel lees je hoe je ontdekt waar het misgaat, welke oorzaken het vaakst voorkomen en hoe je zorgt dat je geen aanvraag meer mist.
Eerst: werkt het formulier of de mail niet?
Een contactformulier doet twee dingen. Het neemt de gegevens van de bezoeker aan, en het stuurt daar een mail van naar jou. Als je niets ontvangt, kan het aan allebei liggen. Dat onderscheid scheelt veel zoekwerk.
Vul het formulier zelf in, bij voorkeur vanaf je telefoon en met een ander mailadres dan dat van je bedrijf. Krijg je een foutmelding of blijft de knop hangen, dan zit het probleem in het formulier zelf of in de spambeveiliging ervan. Verschijnt de bedankmelding wel, kijk dan in je inbox en in je spammap. Veel formulierplugins bewaren inzendingen ook in WordPress zelf. Staat je testbericht daar wel tussen maar niet in je mail, dan weet je zeker dat het aan de verzending ligt.
De oorzaken die we het vaakst tegenkomen
De mail gaat via de webserver. Zonder extra instellingen verstuurt WordPress mail rechtstreeks vanaf de server waarop je site draait. Mailproviders als Microsoft 365, Gmail en Outlook vertrouwen die mail steeds minder, omdat de server niet kan aantonen dat hij namens jouw domein mag mailen. Het resultaat is een mail in de spam, of een mail die nooit aankomt en waar niemand een melding van krijgt.
Het afzenderadres is het adres van de bezoeker. Sommige formulieren zijn zo ingesteld dat de mail lijkt te komen van het adres dat de bezoeker invult. Voor ontvangende servers ziet dat eruit als vervalsing, zeker als die bezoeker een Gmail- of Hotmail-adres gebruikt. Stel het afzenderadres altijd in op een adres van je eigen domein en zet het adres van de bezoeker in het antwoordveld. Dan kun je gewoon op "beantwoorden" klikken.
De afzendergegevens van je domein kloppen niet. In de DNS van je domein staan records die vertellen welke servers namens jou mogen mailen, zoals SPF en DKIM. Ben je van mailprovider of hosting gewisseld, dan zijn die records vaak niet meegegaan. Je gewone mail werkt dan misschien nog, maar de mail van je website valt buiten de boot.
De mail gaat naar het verkeerde adres. Het klinkt te simpel, maar het komt regelmatig voor. Het ontvangstadres staat nog op een oud adres, op het adres van een medewerker die vertrokken is, of op het beheerdersadres van de bouwer die de site ooit heeft opgezet. De mail komt dan wel aan, alleen niet bij jou.
De spambeveiliging blokkeert echte bezoekers. Formulieren gebruiken vaak reCAPTCHA of een vergelijkbare controle. Wordt het script daarvan tegengehouden, bijvoorbeeld door een cookiemelding die het pas na toestemming laadt, dan kan een bezoeker het formulier niet versturen. Hetzelfde gebeurt als de sleutels van die controle verlopen of na een verhuizing niet meer bij het domein passen.
Een update of de cache verstoort het formulier. Na een update van je formulierplugin of page builder kan een instelling veranderen, of kan het formulier niet meer samenwerken met een andere plugin. Een cache die een verouderde versie van de pagina toont, kan er ook voor zorgen dat het versturen mislukt. Lees in WordPress-site doet raar na een update? hoe je dat soort problemen herkent en oplost.
Zo test je je formulier in vijf minuten
Gebruik een privé-mailadres, zodat je ziet wat een echte bezoeker ziet.
Komt de mail in de spam terecht, dan ligt het bijna altijd aan de verzending of de afzendergegevens van je domein.
Bewaart je formulierplugin inzendingen, kijk dan of je test daar staat. Zo zie je ook of er aanvragen zijn binnengekomen die je per mail hebt gemist.
Ontvangst naar een adres dat je dagelijks leest, afzender op je eigen domein, bezoeker in het antwoordveld.
Gaat je antwoord naar de bezoeker en niet naar jezelf of naar de website? Dan staat het antwoordveld goed.
Zo zorg je dat het blijft werken
De betrouwbaarste oplossing is de formuliermail versturen via een echte mailbox op je domein, in plaats van via de webserver. Dat heet een SMTP-koppeling. Met een plugin als WP Mail SMTP of FluentSMTP koppel je WordPress aan je bestaande mail, bijvoorbeeld Microsoft 365. De mail komt dan van een adres dat je mailprovider kent en vertrouwt. Controleer daarnaast of de SPF- en DKIM-records van je domein kloppen voor de dienst waarmee je mailt.
Zet ook het bewaren van inzendingen aan als je formulierplugin dat kan. Mocht de mail ooit toch haperen, dan ben je de aanvraag zelf niet kwijt. En test je formulier na elke updateronde en na elke wijziging aan je mail of hosting. Een test van een minuut voorkomt weken aan gemiste aanvragen.
Voor sites in ons Total Care Plan regelen we dit voor je. We zetten de verzending en de afzendergegevens van je domein goed, en met Sitewacht letten we er daarna op of je formulieren blijven werken. Zo zie je een probleem niet pas als de aanvragen al weken wegblijven. Wat onderhoud kost en wat je ervoor krijgt, lees je in WordPress onderhoud: wat kost het en wat krijg je?
Twijfel je of jouw formulier alle aanvragen doorstuurt?
Vraag een review aan (€42,50). We kijken hoe je site ervoor staat, ook naar je formulieren en de mail van je domein, en vertellen je eerlijk wat er nodig is. Je zit nergens aan vast.
Veelgestelde vragen over een contactformulier dat niet werkt
Waarom komt de mail van mijn contactformulier in de spam?
Meestal omdat de mail via de webserver wordt verstuurd, of omdat het afzenderadres niet bij je domein hoort. Ontvangende mailservers kunnen dan niet controleren of de mail echt van jou komt. Een SMTP-koppeling met een mailadres op je eigen domein en kloppende SPF- en DKIM-records lossen dat in de meeste gevallen op.
Wat is SMTP in WordPress?
SMTP is de manier waarop mailprogramma's mail versturen via een echte mailserver. Met een SMTP-plugin laat je WordPress de formuliermail versturen via je eigen mailbox, bijvoorbeeld in Microsoft 365, in plaats van via de webserver. Daardoor komt de mail betrouwbaarder aan.
Hoe weet ik of ik aanvragen heb gemist?
Bewaart je formulierplugin inzendingen in WordPress, vergelijk die dan met de mails die je hebt ontvangen. Bewaart hij niets, dan is achteraf lastig te zien wat er gemist is. Zet het bewaren van inzendingen daarom aan zodra het formulier weer werkt.
Moet het afzenderadres van mijn eigen domein zijn?
Ja. Gebruik als afzender een adres op je eigen domein en zet het adres van de bezoeker in het antwoordveld. Mail die lijkt te komen van het Gmail- of Hotmail-adres van een bezoeker wordt door veel mailservers geweigerd.
Werkt mijn formulier na een update of verhuizing nog?
Niet vanzelf zeker. Een update kan instellingen veranderen, en na een verhuizing of wissel van mailprovider kloppen de afzendergegevens van je domein vaak niet meer. Test het formulier daarom altijd na zo'n wijziging, en kijk of de mail echt in je inbox aankomt.
