E-mailhandtekening maken: de juiste afmetingen en tips

Een e-mailhandtekening staat onder elke mail die je verstuurt, en toch wordt hij vaak in vijf minuten in elkaar gezet. Ik ben Dennis van Globeview Webdesign in Heerlen en maak al jaren handtekeningen voor bedrijven in Limburg en daarbuiten. In dit artikel lees je welke afmetingen en bestandsformaten je gebruikt, wat erin hoort en waarom een handtekening bij de ontvanger soms heel anders uitziet dan bij jou.

Welke afmetingen gebruik je voor een e-mailhandtekening?

De breedte is het belangrijkst. Houd de hele handtekening tussen de 420 en 450 pixels breed. Veel mensen lezen hun mail op een telefoon, en een bredere handtekening wordt daar verkleind of valt buiten beeld.

In de hoogte houd je het compact. Rond de 100 tot 150 pixels is genoeg voor je naam, functie, contactgegevens en een logo. Een handtekening die hoger wordt dan de mail zelf, leidt vooral af van wat je te zeggen hebt.

Voor een logo werkt een breedte van ongeveer 150 tot 250 pixels goed. Maak het bestand op twee keer die maat, dus 300 tot 500 pixels breed, en stel in de handtekening de weergavemaat in. Zo blijft het logo scherp op telefoons en schermen met een hoge resolutie, zonder dat het groter in beeld komt.

Welk bestandsformaat gebruik je voor je logo?

Gebruik PNG voor een logo, zeker als het een transparante achtergrond heeft. Voor een foto van jezelf is JPG beter, omdat het bestand dan kleiner blijft. SVG ziet er in theorie het scherpst uit, maar veel mailprogramma's tonen het niet, waaronder Outlook en Gmail. Daarmee valt het af.

Houd elk bestand zo klein mogelijk, liefst onder de 50 kB. Een zware afbeelding maakt elke mail zwaarder en laadt traag op een telefoon. Zet de afbeelding bij voorkeur online op je eigen website en laat de handtekening ernaar verwijzen, in plaats van hem als bijlage mee te sturen. Anders krijgt de ontvanger bij elke mail een losse bijlage met je logo.

Wat zet je in een e-mailhandtekening?

Minder is meer. Je naam, je functie en je bedrijfsnaam vormen de basis, met daaronder je telefoonnummer en je website. Je e-mailadres is niet nodig, want dat heeft de ontvanger al. Wil je social media toevoegen, kies dan alleen de kanalen die je echt bijhoudt, met kleine iconen die naar je profiel linken.

Een banner voor een actie of een beurs kan af en toe, maar haal hem weg zodra de actie voorbij is. Een oude banner onder je mail geeft een slordige indruk. Houd ook juridische teksten kort, en zet een lange disclaimer liever op je website met een link ernaartoe.

Waarom je handtekening geen losse afbeelding moet zijn

Het is verleidelijk om je hele handtekening als één plaatje te ontwerpen, omdat het er dan overal hetzelfde uitziet. In de praktijk werkt dat tegen je. Veel mailprogramma's blokkeren afbeeldingen tot de ontvanger ze toestaat, en dan ziet hij alleen een leeg vak. Ook kan niemand je telefoonnummer aanklikken of kopiëren, en spamfilters kijken wantrouwig naar mails die vooral uit afbeeldingen bestaan.

Zet je gegevens daarom als gewone tekst in de handtekening, en gebruik afbeeldingen alleen voor je logo en eventueel een foto. Kies een lettertype dat op elke computer staat, zoals Arial, Verdana of Georgia, en een lettergrootte van 12 tot 14 pixels. Een bijzonder lettertype wordt bij de ontvanger vaak vervangen door iets anders.

Hoe stel je een e-mailhandtekening in?

In Outlook voor Windows vind je de handtekening via Bestand, Opties, E-mail en dan Handtekeningen. In de nieuwe Outlook en Outlook op het web staat hij onder Instellingen, Account en Handtekeningen. In Gmail ga je naar Instellingen, Alle instellingen bekijken en dan het tabblad Algemeen, waar je onderaan een handtekening maakt. In Apple Mail vind je hem onder Instellingen en het tabblad Handtekeningen. Werk je met Outlook, lees dan hoe je een handtekening instelt in elke versie van Outlook.

Kopieer je een handtekening uit een ander programma of een webpagina, controleer dan altijd het resultaat. Bij het plakken gaat de opmaak regelmatig verloren, of verschuiven afbeeldingen. Stuur daarom een testmail naar jezelf en naar een collega die een ander mailprogramma gebruikt.

Waarom ziet mijn handtekening er bij de ontvanger anders uit?

Elk mailprogramma gaat op zijn eigen manier met opmaak om. Outlook voor Windows is het strengst en schaalt afbeeldingen soms mee met de weergave-instellingen van de computer, waardoor een logo ineens te groot wordt. Andere programma's maken links automatisch blauw, of passen de kleuren aan als de ontvanger een donkere modus gebruikt. Een zwart logo op een transparante achtergrond is dan ineens bijna onzichtbaar.

Helemaal gelijk krijg je het nooit, en dat hoort er ook bij. Wel kun je de meeste problemen voorkomen met een handtekening die is opgebouwd als eenvoudige tabel, met vaste maten voor de afbeeldingen, en een logo dat ook op een donkere achtergrond leesbaar blijft. Test daarna in Outlook, Gmail, Apple Mail en op je telefoon. Hoe je dat in Outlook voorkomt, lees je in waarom je logo in dark mode verdwijnt.

Zelf maken of laten maken?

Voor een eenmanszaak is zelf maken prima te doen, zeker met de afmetingen en tips uit dit artikel. Werk je met meerdere collega's, dan wordt het lastiger. Iedereen moet dezelfde handtekening hebben, met eigen gegevens, en hij moet in elk mailprogramma netjes werken.

Daarvoor kun je bij Globeview een e-mailhandtekening laten maken. We bouwen hem in jouw huisstijl als HTML-handtekening, met een klikbaar logo en links naar je website en socials. We testen hem in Outlook, Gmail, Apple Mail en op mobiel, en je team krijgt een handleiding om hem zelf in te stellen.

Veelgestelde vragen over de e-mailhandtekening